
Duizenden overheidsdocumenten verstopt in de privémail van ambtenaren, archiveringssystemen die niemand snapt en ongelabelde notulen die verdwijnen in de digitale chaos. Zo zien de archieven van de overheid eruit. De inspectie waarschuwt: het collectieve geheugen dementeert. Controle van de overheid is dan onmogelijk.
Lange smalle gangen, links en rechts kasten tot aan het plafond, stampvol met archiefdozen, mappen en folders. Een sikkeneurige archivaris die met frisse tegenzin de weg wijst naar een plank waar een stapel documenten ligt te verstoffen. Hebbes!
In talloze documentaires, detectives en speelfilms spelen archieven een sleutelrol. Zelfs superschurk Loki zit in de recente gelijknamige Disney-serie archiefdozen uit te pluizen op zoek naar die ene belangrijke aanwijzing over de tegenstander. De boodschap is duidelijk: archieven zijn stoffig en saai, maar bergen vaak de onmisbare sleutel voor de ontknoping.
In het huidige digitale tijdperk zijn de lange gangen vol archiefkasten vervangen door ronkende servers met daarop honderden miljarden bits en bytes aan digitale bestanden, slechts een paar muisklikken verwijderd van de zoeker.
Dat laatste is de theorie. In de praktijk is de digitale archivering van overheidsinformatie uitgelopen op een enorme digitale chaos.
De archiefwet is helder en klinkt simpel: overheidsorganisaties moeten alle documenten die belangrijk zijn om hun handelen te kunnen reconstrueren ‘in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren’. De praktijk is weerbarstiger. Ambtenaren weten vaak niet welke informatie ze moeten opslaan, documenten staan op allerlei verschillende, niet altijd openlijk toegankelijke plekken, en de bestanden zijn niet van context of metadata voorzien, waardoor ze vaak onvindbaar zijn.
Informatieverzoeken worden daardoor slecht uitgevoerd of niet eens in behandeling genomen. Het ministerie van VWS weigerde onlangs Wob-verzoeken over de coronapandemie uit te voeren. De ambtenaren zitten op een berg van 5 miljoen documenten en moeten nu nog een manier bedenken om deze te ordenen en te ontsluiten.
Desolate staat al jarenlang bekend
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed trok begin van dit jaar voor de zoveelste keer aan de bel over de desolate staat van de overheidsarchieven. Zestien jaar geleden schreef de Inspectie al in het snoeiharde rapport ‘Een dementerende overheid’: ‘De realiteit wijst uit dat veel overheidsorganisaties nog geen goede voorzieningen hebben getroffen om verantwoord digitaal te kunnen archiveren,’ veel organisaties ‘beseffen (niet eens, red.) dat ze een digitaal archiefprobleem hebben’.
Er ontstaat in sneltreinvaart een gat in het collectieve geheugen
Als er niets zou gebeuren, zou er in sneltreinvaart een gat in het collectieve geheugen ontstaan. Nu, zestien jaar later, is dat gat niet gedicht, schrijft de Inspectie in het rapport met de veelzeggende titel ‘Een dementerende overheid 2.0?’: ‘Binnen de overheid neemt de kennis over het beheren van informatie af. Er wordt vaak gewerkt met verouderde ICT, terwijl misplaatst tech-optimisme overheerst.’
Intussen groeit de berg aan digitale data en opgeslagen bestanden alsmaar door. De Nederlandse overheid verstuurt jaarlijks alleen al minimaal 1 miljard emails, aldus het rapport. Maar ‘verbeterprogramma’s en -projecten blijven steken in goede bedoelingen’.
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed luidde in 2005, tien jaar na de invoering van de archiefwet, de eerste noodklok over het digitale archiefbeheer. Overheidsinstanties zaten midden in de overgang van papier naar digitaal. In dit hybride tijdperk was er weinig aandacht voor hoe documenten en informatie in de toekomst moesten worden bewaard.
In 2013 constateerde de Inspectie in het vervolgrapport ‘Duurzaam duurt het langst’ nog steeds grote risico’s voor de toekomstige archieven. In 2015 schreef de inspectie in ‘Onvoltooid digitaal’ dat er een grote hoeveelheid digitaal archief is ontstaan, die zowel te veel als te weinig informatie bevat. De Raad voor Openbaar Bestuur (ROB) en de Raad voor Cultuur (RvC) constateerden hetzelfde probleem in hun rapport ‘Het puberbrein van de overheid’ in 2016. In 2018 concludeerde de Inspectie in ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’ dat de situatie nog steeds nauwelijks was verbeterd.
Opeenvolgende kabinetten beloofden beterschap, beginnend in 2006 met het programma ‘Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie’. Ook de ’Strategische I-agenda Rijksdienst 2019-2021’ beloofde aandacht voor de informatiehuishouding. Toch zijn de problemen niet verholpen, concludeert de Inspectie.
Misplaatst tech-optimisme
De Rijksoverheid heeft lang gedacht dat door digitalisering alles makkelijker en goedkoper zou worden. Daarmee is ze echter in de valkuil van tech-optimisme getrapt, constateert de inspectie nu: ‘Bij het beheren van digitale informatie zien we (...) dat er gedweild wordt met de kraan open en dat gebruik wordt gemaakt van gebrekkige gereedschappen van soms al meer dan dertig jaar oud.’
Ad van Heijst was tot voor kort directeur van VHIC, een adviesbureau gespecialiseerd in informatiebeheer. Hij werkt sinds 1985 in het vak en heeft onder andere vijftien jaar lang ‘information governance’ gedoceerd aan de Erasmus Business School. Hij onderschrijft de conclusies van de inspectie: ‘Het probleem is de vooronderstelling bij overheden dat ze het allemaal goed hebben geregeld. Managers besluiten een bepaald systeem aan te schaffen en denken dat de hele organisatie dat gaat gebruiken.’
‘Medewerkers kiezen de makkelijkste weg: e-mails opslaan in de e-mailbox’
In de praktijk pakt dat anders uit en wordt zo’n Document Management Systeem (DMS) vaak na een jaar of zes alweer vervangen. Van Heijst: ‘Dan koopt men een ander systeem omdat men ontevreden is over het bestaande. Men had verwacht dat het alle problemen zou oplossen. Ontevredenheid komt eigenlijk voort uit de slechte organisatie van informatie. Zo’n DMS kan die niet oplossen.’
Van Heijst trekt een vergelijking met de jaren tachtig, waarin alle organisaties nog een typekamer hadden waar handgeschreven brieven werden uitgetikt. ‘Daarvan ging meteen een exemplaar naar het archief. Op dat moment waren de archieven nog redelijk compleet.’ Door de introductie van de computer konden ambtenaren zelf hun brieven schrijven. Hierdoor konden overheden bezuinigen op ondersteunende functies. Begrijpelijk, vindt Van Heijst, alleen werd erbij vergeten de ambtenaren goed op te leiden. ‘Medewerkers kiezen dan de makkelijkste weg en dat is e-mail opslaan in de e-mailbox.’
Elke ambtenaar zijn eigen archief
Overheidsinformatie zit daardoor overal en nergens – in persoonlijke e-mailprogramma’s, op eigen of gedeelde schijven, deels in een DMS en ook nog gedeeltelijk op papier.
‘De discipline ontbreekt om documenten op een goede manier te bewaren’
Binnen een organisatie werkt dat nog wel, maar zodra er een vraag van buiten komt, zoals een Wob-verzoek, lopen medewerkers tegen hun ongestructureerde digitale opslag aan, zegt Van Heijst. ‘Medewerkers hebben de documenten op een voor zichzelf toegankelijke en makkelijke manier opgeslagen. Voor anderen zijn ze onbenaderbaar. De afdeling die documenten voor Wob-verzoeken verzamelt, moet bijvoorbeeld toestemming hebben van de medewerker om toegang te krijgen tot zijn eigen schijf of e-mailinbox.’
Doordat elke medewerker bestanden op een eigen manier opslaat, ontbreekt een systematische aanpak. Bestanden heten bijvoorbeeld BP1GB.doc, probeersel.doc of RW1999.xl. Om te weten of de documenten van belang zijn voor een bepaalde zoekaanvraag, moeten ze allemaal worden bekeken. Een tijdrovende klus. Van Heijst: ‘Overheden verspillen heel veel tijd doordat de discipline ontbreekt om documenten op een goede manier te bewaren.’
Voor context en meta-data die bestanden vindbaar zouden maken, is er geen aandacht bij overheidsinstanties, waarschuwt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Documenten kunnen op deze manier makkelijk in de digitale chaos verdwijnen. Van Heijst: ‘Stel je hebt honderd brieven over fietsen, die geef je allemaal een metagegeven ‘fiets’ mee. Maar dan is er een eigenwijze medewerker die noemt het ‘rijwiel’, want dat vindt hij een mooier woord. Als je dan zoekt op fiets, vind je rijwielen niet. Dan krijg je niet het complete dossier. In die metadatering schieten overheden schandelijk te kort.’
Slechte staat als excuus om niet te leveren
Het beeld klopt dat ambtenaren en politici expres het informatievoorzieningsproces traineren, informatie weglakken of als onvindbaar verklaren. Journalisten, maar ook Kamerleden hebben er regelmatig mee te maken. Maar zelfs als ambtenaren welwillend zijn, is het voor hen erg moeilijk om alle relevante documenten te vinden. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het FTM-onderzoek naar de Shell Papers. De provincie en gemeente Groningen hebben ons Wob-verzoek naar alle informatie over de relatie tussen de overheid en Shell in behandeling genomen, maar de databerg is groot. Ze weten alleen in theorie wat er ligt, maar waar en hoeveel is onduidelijk. Dat maakt zoeken in alle verschillende systemen lastig. Door de inzet van ICT-experts, software en extra mankracht proberen beide bestuursorganen nu een forse inhaalslag te maken.
De gevolgen van de archivarische gatenkaas zijn groot. Het zijn niet alleen journalisten die klagen over gebrekkige en achtergehouden informatie door overheidsinstanties. Al in 2002 bleek uit het NIOD-onderzoek over Srebrenica dat de e-mailcommunicatie tussen het ministerie van Defensie en de uitgezonden eenheden niet was bewaard. Afgelopen jaar toonde de Inspectie in het onderzoek naar de archivering van de MH17-informatie dat ook over die ramp niet alle informatie was terug te vinden. Ook de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslagen constateerde een hardnekkig probleem met de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. Niet alleen is het collectieve geheugen daardoor gebrekkig, maar de overheid kan niet meer naar behoren worden gecontroleerd.
Tegenwoordig verschuilen ambtenaren en overheden zich achter de desolate staat van de archieven. Het wordt gezien als nieuwe status quo waardoor het onmogelijk is om informatieverzoeken naar behoren te behandelen. Daarom bedacht bijvoorbeeld het ministerie van VWS een eigen manier om coronadocumentatie openbaar te maken. Die is in strijd met de wet. Desondanks handhaaft minister De Jonge deze methode.
Dit is hoogleraar staats- en bestuursrecht Wim Voermans van de universiteit Leiden al langer een doorn in het oog: ‘Als je iets vraagt, breekt er blinde paniek uit, want ze kunnen het ook echt niet meer bij elkaar krijgen. Dus die termijnen worden overschreden.’
Doordat de overheid openbaarheid van bestuur niet meer als een recht, maar steeds meer als een soort dienstverlening is gaan zien, beschouwt ze aanvragers als lastig, zegt Voermans. ‘Ze zeggen dat al die verzoeken niet meer te doen zijn, maar het is hun eigen schuld: als je je kamer had opgeruimd, dan had je wel wat kunnen vinden, maar je hebt je kamer niet opgeruimd. Dat ga je de verzoeker niet verwijten. Het is de omgekeerde wereld. Doordat de overheid een puinhoop van haar eigen informatiehuishouding maakt, kan ze niks meer vinden en wentelt ze dat probleem af op journalisten en burgers.’
Cultuuromslag nodig
Een belangrijk onderdeel uit het bekende stoffige archief is bij de digitalisering vergeten: de archivaris. Die bewaakt niet alleen het archief, maar brengt er ook actief orde in aan. Binnen overheidsorganisaties bestaat echter nauwelijks aandacht voor deze taak. ‘Pas op het moment als er vraag is naar een bepaalde zaak wordt ernaar gezocht,’ zegt Van Heijst. ‘De archivaris van vroeger wordt meer en meer een informatie-archeoloog. Die moet zoeken naar scherven van informatie en daar weer iets van proberen te maken.’
Volgens Van Heijst moeten overheden ophouden op dit soort functies te bezuinigen. Voor medewerkers met andere taken is het ondoenlijk om ook nog over de archivering na te denken. Die zijn al druk genoeg met hun eigen taken en hebben vaak niet de juiste opleiding. ‘Als bij een personeelsafdeling een secretaresse zit, tot haar oren in het werk, gaat die niet de brieven die naar buiten gaan voorzien van allemaal metadata om het later terug te kunnen vinden. Die denkt: dat komt later wel.’
Zoals een financial manager met zijn geld om gaat, zo zou de overheid ook met informatie om moeten gaan, vindt Van Heijst. ‘Als je informatie goed wilt kunnen beheren, dan moet er ook information governance zijn. Een centrale afdeling die de totale informatiehuishouding in kaart brengt en ook in de gaten houdt dat die volgens de gemaakte afspraken wordt gebruikt.’ Hij ziet het daarom als een lichtpunt, dat het demissionair kabinet vanaf dit jaar 780 miljoen euro uittrekt om de archiefsituatie te verbeteren. Daarvoor is de Rijksdienst voor Digitaal duurzaam informatiebeheer opgericht, en is zelfs een Commissaris aangesteld.
Ook Voermans denkt dat er meer moet worden geïnvesteerd in de archivering van de overheid. ‘De informatiehuishouding van de overheid moet echt op de schop, daar moet geld in worden geïnvesteerd. Dat kost een hoop.’ Maar het kan ook juist kosten besparen, denkt hij, want als de overheid voldoende informatie actief openbaar en vindbaar maakt, dan zullen er minder verzoeken komen om openbaarmaking. Voermans: ‘Die strategie van informatievragers aan het lijntje houden, zorgt er trouwens ook voor dat je terriërs achter je aan krijgt die niet loslaten. Daar moet de overheid ook maar eens over nadenken of ze dat fijn vindt.’
54 Bijdragen
Walter Boer 3
Martine Groenendijk 5
Walter BoerVincent Huijbers 9
Walter BoerHet slopen van sociale voorzieningen terwijl het geld kennelijk tegen de plinten klotst is onbegrijpelijk. Je kunt je dus afvragen wat onze welvaart om het lijf heeft. Of: ten koste van wie en wat wij welvarend zijn.
Max Krakers 1
Vincent HuijbersDat doel is in dit geval een rookgordijn opwerpen, om controle van de overheid alsmaar ingewikkelder te maken. Heb je daarbij als bewindspersoon ook nog eens een slecht geheugen, dan kan niemand je wat maken.
Eline Gumbert 4
j.a. karman 5
Eline GumbertHet artikel lijkt het om te draaien, voor elke mogelijke handeling moet iemand tot in de lengte van jaren aangesproken kunnen worden. Er zou wel eens ergens een door anderen niet gewenst iets tussen kunnen zitten.
Maurits Bruel 1
j.a. karmanj.a. karman 5
Maurits BruelGenoeg voorbeelden met de toeslagenaffaire dat alle informatie er was (gearchiveerd) maar niemand er wat mee deed. Nee vindbaarheid voor mediaophef is geen criterium. vindbaarheid voor onderzoek saai en tijdrovend is een betere.
Lourens Dinger
Eline GumbertChido Houbraken 1
Wat dat betreft zou een link met de nieuwe Wet Open Overheid (WOO) nog interessant zijn en vooral de zeer lange ontstaansgeschiedenis ervan. Daarin zie je duidelijk hoe bang overheden voor openbare informatie zijn; niet zozeer vanwege de openlijke beschikbaarheid van de informatie, maar vanwege de maatregelen die ze moeten nemen om dat voor elkaar te krijgen. Kijk de hoorzittingen van de Eerste Kamer over dit onderwerp maar eens na; met name de 'fittie' tussen de VNG en de Algemene Rijksarchivaris. De eerste zegt dat de WOO betekent dat gemeenten heel veel moeten investeren in het toegankelijk maken van hun informatie, de tweede zegt dat ze dat ook vóór de WOO al lang hadden moeten doen.
Uiteindelijk is de WOO behoorlijk uitgekleed door lobby's van organisaties zoals de VNG. Met name het tijdelijke karakter van hoofdstuk 6 is lachwekkend: "de overheidsinformatie moet eenmalig op orde gebracht worden. Als dat gereed is kan dit hoofdstuk vervallen". Tuurlijk. Alsof dat geen doorlopende activiteit is... Zoiets als je gebit jarenlang niet verzorgen, dan een er bak geld tegenaan gooien om je gebit op te knappen en dat weer stoppen met tandenpoetsen, want je gebit is toch opgeknapt?
Kortetermijn denken, terwijl een goed ontworpen en uitgevoerde WOO juist tijd en geld bespaart, omdat de meeste WOB-verzoeken zullen komen te vervallen en - ook niet onbelangrijk - ambtenaren informatie ook beter kunnen vinden.
j.a. karman 5
Chido HoubrakenLourens Dinger
j.a. karmanj.a. karman 5
Lourens DingerDe kantinebonnetjes en telefoongesprekken bleven er duidelijk buiten.
Met de hedendaagse techniek ziet men die kantinebonnetjes (afrekening bewijs van aanwezigheid) gesprekken (mails whatsapp telefoon) ineen wel als dat men het via een wob wil weten.
Het enige verschil met vroeger is dat de hedendaagse techniek met achterlaten van digitale sporen dat mogelijk maakt. Het gigantisch aantal "records" is alleen op die manier verklaarbaar.
Dat heeft niets meer met het controleerbaar zijn te maken maar alles met mensen willen volgen.
Je zag en ziet met de toeslagenaffaire dat er geen wil is om de systeemfouten aan te pakken met daarnaast zeer sterke aandacht voor het naar schuldigen zoeken. Politiek gewin gaat boven de ethiek.
Ken je: "Zo hadden we het niet bedoeld" van Jesse Frederik?
(aangepast 21-8)
Maurits Bruel 1
j.a. karmanj.a. karman 5
Maurits BruelHet is de omkering dat elke nieuwe "would be" dictator schreeuwt dat er de informatie niet klopt dan wel dat er wat achtergehouden wordt.
Hetty Litjens 6
Gemeenten wijzigen vaak na elke verkiezing de namen van afdelingen en vaak worden dan oude bestanden gewoon verwijderd. De urls van 'minder belangrijke' oude stukken zijn niet meer actief.
De parabel van de dwaze en de wijze maagden uit de bijbel is hier van toepassing. Wie voorzieningen heeft getroffen voor de toekomst heeft een voordeel.
Jan Ooms 10
Gaat helemaal goed komen met de 'nieuwe open bestuurscultuur'...
Gert Laman 2
j.a. karman 5
Gert LamanArjen Schelfer 1
j.a. karmanMisbruik? I think not. Toch bedankt voor de glimlach die u op mijn gezicht toverde.
Voor de rest: we staan met Nederland aan de rand van een afgrond. Op een hele hoge berg die welvaart heet. Zolang we nog niet aan het vallen zijn, mag je niet wijzen op het gevaar van de afgrond.
We staan toch immers op de berg genaamd ‘welvaart’?
j.a. karman 5
Arjen SchelferIntussen wordt naar elke gesprek en elke mogelijke notitie gevraagd omdat zoiets de gang van de besluitvorming in beeld brengt. Niet omdat zoals vroeger de belangrijker gegevens zijn maar omdat tegenwoordig van alles via techniek gaat en dus vastgelegd kan worden.
De zaken van de officiële besluiten en de rapporten en de uitgevoerde acties in het kader daarvan daarvoor kun je prima een wob gebruiken. In dat geval moet je niet raar opkijken dat 98% in een rapport niet terzake doet maar een enkele alinea wel onder de wob hoort, Dan krijg je het gezeur dat er zoveel zwart gelakt is. Snap je het verschil tussen misbruik en verantwoorde inzet?
Misbruik zou niet mogelijk zijn? Lees: https://www.raadvanstate.nl/@109707/201701182-1-a3/
Elmar Otter 6
j.a. karmanMisbruik is vervolgens niet meer mogelijk, omdat alles al openbaar en toegankelijk is. Dan moet je natuurlijk wel goed regelen wat niet openbaar is, wanneer dat wel openbaar wordt of wanneer het vernietigd moet worden. Maar dat staat nu al in wetten als de archiefwet, de avg, de awr etc.
j.a. karman 5
Elmar OtterNeem nu volksgezondheid. Als er over 30 jaar een onvermoede bijwerking an iets mogelijk is dan zul je daarvoor records oved personen minstens 30 jaar moeten bewaren. Een vaccinatie hoeft minder dan 1 jaar geldig te zijn.
Welke belang gaat voor?
Mef de toeslagen ging het daar ook.mis.
Aangiftes over een burger worden na 3 jaar definitief voor bedrijven 7 en soms 12 jaar. Verwachten dat alles wel heel lang bewaard wordt is niet goed.
Genoeg te doen voor een betere duidelijkheid met onderbouwde en vastgelegde overwegingen.
Elmar Otter 6
j.a. karmanIk denk dat dit niet het probleem is. Het probleem is het opzetten van een eenduidige informatie infrastructuur en het vasthouden aan deze infrastructuur.
Wat betreft jou voorbeelden. Is het noodzakelijk om de persoonsgegevens 30 jaar te bewaren of is het voldoende om de onderliggende data te bewaren? Ik zie hier niet een probleem die niet op te lossen is.
Wat de bewaarplicht voor personen en bedrijven. Ik zal de bewaarplicht en definitief worden en verjaartermijn even buiten beschouwing. Dat is allemaal goed vastgelegd in de AWR. Daar kun je je infrastructuur op instellen. Of de termijnen gewenst zijn is een politieke vraag en heeft weinig met de infrastructuur zelf te maken. De infrastructuur dient namelijk de wetgeving te volgen.
j.a. karman 5
Elmar OtterDe AVG wordt nu uitgelegd dat alles na de wettelijke minimale periode meteen verwijderd moet worden.
Dat is ongeacht de nadelige gevolgen die personen daardoor kunnen ondervinden.
Als er iets van een "datalek" is, dan is dat groot nieuws, als iets niet goed werkt, gegevens niet op tijd beschikbaar zijn, dan is dat ook een "datalek" maar daar wordt niet op dezelfde manier op geacteerd.
Goed dat je een informatie architectuur noemt, dat is heel wat anders dan enkel computer technologie.
Wat je heel vaak ziet gebeuren is dat de onkunde in de informatie architectuur verhuld wordt door te wijzen naar computertechnologie. Helaas wordt dat geaccepteerd doordat beiden niet goed begrepen worden bij de beslissers. In de politiek is dat het grote hiaat tussen beleid (politici media adviseurs) en de mogelijkheid tot uitvoering (ambtenaren).
In je laatste alinea zit die valkuil, de infrastructuur moet de wetgeving maar zien te volgen. De oplossing van de beslissers ligt in de aanbestedingen, voornamelijk technologie, met wat minder duidelijke doelen.
Als je het in die laatste alinea over informatie architectuur hebt dan is toeslagen een goed voorbeeld waar onuitvoerbaarheid toe kan leiden. De terugkoppellus PDCA (shewert cycle) ontbreekt vrijwel volledig.
Lourens Dinger
Gert LamanJohannes Lijnse
-- opmerking bij de tekst wolk van DMS: het is Corsa zonder r. For the record ;-)
André Ockers 1
j.a. karman 5
Alle het stasi-archief is iets wat daarmee overeenkomsten vertoont.
Het is zekere geen gewenste situatie dat den ene helft van de bevolking van alles gaat zitten vastleggen over de andere helt. Toch lijkt daar met argument van openheid (wob) op aangestuurd te worden. Dat lijkt me niet best.
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Dick Plante 1
Annemiek van Moorst 11
Dick Plante 1
j.a. karman 5
De recente commotie over benoemingen voor opengevallen posities (staatssecretarissen / ministers) geeft eveneens iets zeer merkwaardigs.
Het benoemen klopt volgens de grondwet. Zie artikel 57 (lid 3) en 129 lid 5. https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/grondwet-en-statuut/documenten/rapporten/2019/02/28/grondwet-voor-het-koninkrijk-der-nederlanden-2018
https://wetten.overheid.nl/BWBR0001840/2018-12-21#Hoofdstuk3
Met de demissonaire status zijn de functies te beschikking gesteld, het wachten is om een nieuwe regering. De uitspraken van W. Voermans volgen niet de grondwet, kwalijker hij geeft een mening (de aangifte) doet een uitspraak (ipv de rechter) en probeert de uitvoering van die uitspraak via de media door te zetten.
Dat lijkt met tegen de uitgangspunten van de grondwet in te gaan ( scheiding der machten). We hebben al last genoeg van een Engel en de de Hond, waarom deze er nog bij moet is onbegrijpelijk.
De vraag: kan hier beter gedegen onderzoek naar gedaan worden?
- feiten
- beweegredenen
- samenhang in politiek context
ReindeR Rustema
"Alle overheidsdocumenten geregistreerd" is de titel. De wervende zin erboven luidt:
"Het informatieregister is uit de Wet Open Overheid verdwenen, maar de Toeslagenaffaire toont aan: het is onmisbaar!"
Elmar Otter 6
Tweede gebrek, die ik in dit stuk mis, is de geheimhoudingsplicht, datalekken, AVG, etc. Als ambtenaren persoonlijke gegevens verwerken waar onder andere de AVG op van toepassing is, dan is het van groot belang dat de verwerking van die data volgens gestructureerde wijze tot stand komt. Daarmee bedoel ik, van te voren uitgedachte wijze van verwerken, waarbij gegarandeerd wordt dat hiermee aan alle wet en regelgeving - waaronder de AVG en Archiefwet - wordt voldaan.
Het gebeurd helaas nog te vaak dat ambtenaren eigen mapjes op hun computer met bestanden bijhouden, los van de voorgeschreven wijze van verwerken. Als je geluk hebt worden deze bestanden allemaal een op een in het officiële systeem geplaatst en wordt het mapje op de computer nadat het werk klaar is gewist. Maar het zal vast voorkomen dat dit niet gebeurd, bijvoorbeeld omdat ze bang zijn dat ze het ooit nog nodig zullen hebben. Dan handel je dus in strijd met de AVG en Archiefwet.
Noot: ik heb bewust alles wat ik hier schrijf algemeen gehouden. Ik hoop op begrip hiervoor, gezien het feit dat ik zelf Rijksambtenaar ben. Ik vind het lastig om precies vast te stellen wat ik wel en niet kan melden. Vandaar dat ik het algemeen houd. Toch denk ik dat wat ik hier beschrijf belangrijk is.
Lourens Dinger
Elmar Otterj.a. karman 5
Lourens Dingerj.a. karman 5
Elmar OtterEen DMS zou behulpzaam in de procesketen van de informatiestroom moeten zijn. Een bezwaar hoort bij een eerder proces met inhoud. Dat zou met allerlei handig unieke nummers terug te vinden moeten zijn.
Klantnummer dan wel het fi-nummer wat een bedrijf stichting of bsn kan zijn is een goede kandidaat naast die van het betreffende proces jaar en fase. Een document record hoort daaronder te vallen met een korte aanduiding en volgnummer. Eigenlijk vrijwel klaar met die inventarisatie om het te kunnen archiveren.
Ik noemde expliciet dat bsn ter opname in de duiding van de archivering omdat daarmee het spanningsveld me de AVG in de eigen Nederlandse invulling meteen helder is. Die stelt dat elk unieke identificatie en herleidbaarheid ongewenst zou zijn. Je kunt op deze wijze niet verwachten aan de archiefwet te voldoen en aan de AVG (nederlandse invulling) te voldoen.
De licentiekosten voor aparte software is wat mij betreft raar. Of de contractonderhandelingen en de aanbesteding zijn niet goed gedaan of de analyse van benodigde functionaliteit ging niet goed of de technische invulling in de informatieketens klopt niet. Het (mag ook dat ze allemaal gefaald hebben. Een Blob wordt door de meeste DBMS opslagsystemen tegenwoordig wel ondersteund. Voor de technische invulling gaat het mis als je de random gegenereerde sleutels gebruikt als referentie en archivering. Onherkenbaar en vrijwel onmogelijk om identiek over te namen in een andere technische oplossing.
Dat met de eigen mapjes gebruiken, dat is bekend. Het is eerder de gangbare werkwijze dan de officiële werkstromen. Loa's heten ze in belastingdienstlandschap. De Q-drive is via Wobs benoemd.
Als het niet werkt zoals het zou moeten dan wordt het dat er gewerkt wordt zoals het kan.
Met schenken/erven was er de politieke opdracht om aangifte via handwerk af te handelen.
Elmar Otter 6
j.a. karmanVerder zijn de Loa's weer andere zaken dan de mapjes van ambtenaren op bijvoorbeeld hun N-schijf. Loa's zijn lokaal ontwikkelde applicaties die niet centraal door IV / ICT van Belastingdienst worden ondersteund. De Q-schijf is een samenwerkingsgebied om bestanden uit te wisselen tussen collega's. Veel LOA's draaien op de Q-schijf. Maar goed dat is niet echt het punt. Het punt is dat je door lokaal te bewaren niet aan de archiefwet en AVG voldoet en je geen zicht hebt welke stukken waar liggen. Ik zie dat dit ook bij WOB-verzoeken en verzoeken om eigen dossier in te zien een groot probleem is.
j.a. karman 5
Elmar OtterDe frictie is groot tussen wat jij stelt als wat zou mogen en kunnen ondanks de AVG en de echte praktijk.
Een van de Wobs liet de verhouding zien tussen LOA's en regelier, het was ongeveer 50/50. Een loa gebruikt snel de makkelijke opties zonder zich om eisen van AVG of Archiefwet te bekommeren. Wordt het regulier ingestoken dan heb je snel de fricties in doelarchitectuur die zich beperkt tot gebruikte technologie. Daarmee heb en geen behoorlijke dossiervorming (overal kan wel wat zijn).
Het DMS wat ik zag was zoals genoemd, nauwelijks benaderbaar dat is tevens nauwelijks bruikbaar.
Elmar Otter 6
j.a. karman"De frictie is groot tussen wat jij stelt als wat zou mogen en kunnen ondanks de AVG en de echte praktijk."
Dat verbaast me niet, maar of dit terecht is?
Ik denk dat we het over wat wenselijk is, wel eens zijn.
Over de inrichting van de ICT van de Belastingdienst lijkt het me niet verstandig als ik me daar verder over uitlaat. Het is ook niet echt relevant voor de discussie en wordt dan al snel onleesbaar voor anderen.
j.a. karman 5
Elmar Otterno 2a - Wat wenselijk is ik denk inderdaad dat we het daarover eens zijn
no 2b - Je uitlaten over iets intern is niet verstandig. Ik vermoed dat je je in dat geval onmogeljk maakt.
Zover ik het inschat is een andere persoon in een andere rol beter om dat zien los te trekken (zie 2c).
no 2c - Of het relevant is voor anderen, dat is zeer twijfelachtig. Ik zie het nodige dat aan de ICT invulling ligt zonder verder verwijten aan betrokken personen. In de media wordt via de media gepoogd mensen onmogelijk te maken (lukt te vaak) zonder gedegen onderzoek naar de echte achtergronden.
Dat is niet opbouwend of een poging tot aanzet in verbetering.
Het zijn ruwe ondermijnende aanvallen met veel polarisatie en meer kwaad als gevolg.
Peter Frederiks 2
En er wordt wel gezegd dat ambtenaren de documenten in hun e-mail opslaan, maar nog niet eens zolang geleden werd oude e-mail rücksichtslos gewist, omdat er geen toen zeer dure diskruimte beschikbaar was. Dus oudere documenten zijn gewoon foetsie.
En wat te denken van alle verschillende e-mailsystemen die er zijn geweest. Nu is Outlook en Gmail het meest voorhanden, maar er waren diverse andere bedrijfs-e-mailsystemen zoals van de zogenaamde Value Added Netwerken zoals General Electric en IBM. Allemaal foetsie.
En dan de tekstverwerkingspakketten op de PC. WordPerfect en de vele versies van Word, incompatibel.
Dan nog allerlei ontwikkelde systemen om elektronisch te archiveren, meestal van kleine bedrijfjes die allang al weer verdwenen zijn. Een systeem achterlatend wat volkomen onbruikbaar is geworden.
De verschillende opslagtechnieken zoals op tape, cartridges, diskparken, CD's, Worm-systemen etc. Volkomen foetsie.
De conclusie is heel eenvoudig, van de VOC van ruim 400 jaar geleden kunnen we nog zeer veel reconstrueren op basis van kilometers papieren archieven in vele landen waar de Nederlandse Republiek heeft huisgehouden, maar over 400 jaar is er helemaal niets meer terug te vinden over onze hedendaagse "beschaving".
j.a. karman 5
Peter FrederiksMet de VOC was er voor het eerst een verslaglegging omdat de opdrachtgever zelf niet meeging (heren 21). Dat is heel anders dan voorheen waar de aanvoerder van een volk/stam de veroveringen leidde. Dat die veroveraars weinig vastlegden dan wel hun opvolgers het meeste uitwiste is een ongelooflijk verlies aan informatie. Wat vind je terug van de afrikaanse heersers maya's etc. Het zijn de resten van hun nederzettingen die het verhaal moeten doen. Je aanname is verkeerd dat de oude technologie precies zoals het was gebruikt zou moeten worden. Alsof je nu met een linieschip van de VOC nar china zou moeten.
Heb je de informatie architectuur en verwerking op orde dan is de technologie een invulling daarvan. Omzetten van wat nog nodig en relevant is kan zo meelopen. Dat het kostenoverwegingen dan wel gemak het oude gewoon weggekieperd wordt dat is wat anders.
Lourens Dinger
j.a. karman 5
Lourens Dinger