Het was maandag groot nieuws: Royal Dutch Shell wil zijn hoofdkantoor definitief naar Londen verplaatsen. Minister Stef Blok van Economische Zaken en Klimaat noemde het aangekondigde vertrek een ‘onaangename verrassing’. Blijkbaar was de bewindsman niet bijgepraat over de verhuizing, terwijl de oliegigant over andere ontwikkelingen wel degelijk contact heeft met het ministerie. Dat althans blijkt uit de recente ontwikkelingen rondom de Shell Papers – het verzoek van Platform Authentieke Journalistiek (PAJ) om alle informatie over de banden tussen Shell en de overheid op tafel te krijgen.

Uit een Wob-verzoek dat PAJ heeft ingediend nadat het Shell Papers-verzoek in december 2019 werd afgewezen, blijkt nu dat de advocaten van Shell zichzelf al in een vroeg stadium hebben uitgenodigd bij het ministerie van Economische Zaken om het PAJ-verzoek te bespreken. Na enig tegenstribbelen van betrokken ambtenaren zijn ze daadwerkelijk welkom. 

Dat Shell bij het ministerie eerder dan gebruikelijk mag langskomen om het verzoek te bespreken, bewijst dat de lijntjes kort en de belangen groot zijn. Overleg is niet verboden, uitzonderlijk is het wel.

Shell wil op visite

Meteen na het indienen van het Shell Papers-verzoek is de reactie van de betrokken ministeries afwijzend: veel te groot, dus niet te doen. Op 19 juni 2019 opperen PAJ en FTM in een artikel daarom het voorstel om op basis van inventarislijsten het verzoek kleiner te maken. Op dit soort lijsten wordt in kaart gebracht wat er zoal aan documenten zou kunnen liggen en instanties kunnen, samen met de aanvragers, kijken welke bestanden relevant zijn. 

Naar aanleiding van deze publicatie legt het door Shell ingehuurde advocatenkantoor Van der Feltz contact met de betrokken ministeries, waaronder Economische Zaken en Klimaat. De advocaten melden Shell aan als ‘derde belanghebbende’ in de procedure: ‘Shell heeft via de media kennis genomen van het feit dat het zogenaamde PAJ op grond van de Wet openbaarheid van bestuur zeventien omvangrijke verzoeken om openbaarmaking van informatie heeft ingediend (…) Graag verzoek ik u om mij de kopieën van de betreffende verzoeken en de contactgegevens van de behandelende ambtenaren toe te sturen.’ 

Ook wil de advocaat graag de gegevens van alle instanties ontvangen die het verzoek verder doorgestuurd hebben gekregen. Antwoorden kunnen worden gestuurd naar het speciaal hiervoor aangemaakte e-mailadres bij Van der Feltz.

 ‘Shell zou daarover graag geïnformeerd willen worden’

Maar het contact tussen EZK en Shell gaat nog verder: de EZK-advocaten willen graag in gesprek over het Wob-verzoek. In eerste instantie om de ‘tijdsplanning’ te bespreken, laat een woordvoerder aan FTM weten: ‘Gezien de grote omvang van de verzoeken wilde Shell daar met haar eigen planning rekening mee kunnen houden.’

Het is Shell ook om de inventarislijsten te doen: ‘Om (...) kenbaar te maken dat als ook het ministerie van EZK inventarislijsten aan PAJ zou gaan verstrekken, Shell daarover graag geïnformeerd wilde worden. Shell zou dan eventueel over in die lijsten opgenomen bedrijfsvertrouwelijke informatie een zienswijze kunnen indienen.’

Inventarislijsten

Deze lijsten bevatten echter niet alleen de documenten van Shell zelf, maar ook bestanden van andere instanties. Het gaat immers om een inventarisatie van alles wat bij het ministerie beschikbaar is in samenhang met Shell. Het oliebedrijf zou middels deze lijsten ook informatie kunnen krijgen over deze documenten. 

Gezien de media-aandacht voor de Shell Papers, zal het aanmelden van Shell in de procedure niemand in Den Haag hebben verbaasd, maar de timing van de brief maakt een directe reactie lastig voor de betrokken ambtenaren. Normaalgesproken komt een derde partij pas aan het einde van een Wob-procedure in zicht, als de overheid al het opgevraagde heeft klaargemaakt voor openbaarmaking. Op dit moment zijn ze nog niet aan zet. De mensen van de juridische afdeling van Shell weten ongetwijfeld hoe zo’n procedure hoort te verlopen. Maar vanuit hun perspectief is het logisch dat ze probeert zich erin te mengen, zodra ze de kans krijgen.

De ambtenaren zwichten

In eerste instantie volgen de ambtenaren nog de procedurele route: na onderling overleg schrijft een ambtenaar op het ministerie van Economische Zaken en Klimaat: ‘Voor nu willen we eigenlijk alleen de ontvangst van de brief bevestigen en aangeven dat wij in gesprek zijn met verzoeker. Pas als meer duidelijk is hoe het verzoek af te handelen, dan zou een gesprek een mogelijkheid zijn. (...) Op zich kunnen we een kopie van het Wob-verzoek meesturen, alleen is het niet gebruikelijk het in deze fase al te doen.’

Dit meldt het ministerie dan ook een paar dagen later namens alle betrokkenen in een mail aan Van der Feltz. Maar die laat het hier niet bij zitten en dringt aan. ‘In aansluiting op [uw] bericht (...) zou ik graag namens mijn cliënte, Shell, spoedig met u in contact treden over de aanpak en afwikkeling van de Wob-verzoeken.’ 

Het duurt twee volle weken voordat er een reactie komt. Het ministerie legt het verzoek in die periode voor aan het overleg van de secretarissen-generaal van alle ministeries, het hoogste ambtelijke niveau. De ambtenaren zwichten, met enige tegenzin lijkt het: ‘We stellen voor dat EZK telefonisch contact opneemt om de stand van zaken toe te lichten, maar wat ons betreft is dat voor dit moment ook het enige.’ Twee weken na de mail van de Shell-advocaat laat EZK weten dat er gebeld kan worden. ‘Ik hoor graag wanneer het schikt.’

Hij heeft nog een verrassing in petto die hij niet in het mailtje zet: hij zal een vertegenwoordiger van Shell meenemen

Nog diezelfde middag vindt dat telefoongesprek plaats. Maar daar blijft het niet bij. Ondanks de eerdere toezegging dat dit ‘het enige’ zou zijn, schrijft de betrokken ambtenaar na afloop aan de advocaat van Shell: ‘Zoals vanmiddag besproken hierbij nog bericht over wanneer een overleg mogelijk zou zijn. Gelet op mijn volle agenda zou het bij nader inzien toch mijn voorkeur hebben als we telefonisch overleggen, als daartegen geen bezwaar bestaat.’ Op maandagochtend reageert de advocaat met: ‘Graag zou ik dan morgen om 9.30 een bespreking willen inplannen. Vanwege de potentiële omvang en het belang van de zaak zou ik in eerste instantie even bij u willen langskomen.’ Hij heeft nog een verrassing in petto die hij niet in het mailtje zet: hij zal een vertegenwoordiger van Shell meenemen. 

Een dag later stuurt de betrokken ambtenaar van het ministerie van EZK om ’s ochtends tien voor acht nog snel een mailtje naar een collega. ‘Weet niet of je op kantoor bent maar advocaat komt om half tien langs. Als je er bent lijkt me goed dat je ook aansluit.’ De collega: ‘Ik kan aansluiten. Wat gaan we eigenlijk bespreken?’

Deze vraag blijft onbeantwoord. Ook de door PAJ opgevraagde documenten geven geen duidelijkheid. In een reactie laat een woordvoerder van het ministerie weten dat de afspraak ging over ‘de communicatie over het Wob-verzoek en een mogelijke aanpak van het verzoek’. Volgens de woordvoerder is er ‘geen inhoudelijke informatie gedeeld’.

‘Het lijkt ons goed een nieuw overleg te plannen. Graag zouden we in elk geval een aantal punten willen bespreken die door de advocaat van Shell zijn aangedragen’

Dat terwijl Shell zelf zegt over de inventarislijsten te hebben gesproken. Annemarie Drahmann, universitair hoofddocent staats- en bestuursrecht aan de Universiteit Leiden, heeft er begrip voor dat  het ministerie procesafspraken met partijen wil maken, maar vindt de terughoudende houding van het ministerie kwalijk: ‘Het is jammer dat ze niet direct helder en transparant antwoord geven op vragen over de documenten die ze openbaar hebben gemaakt. Juist hierdoor kan worden voorkomen dat informatie uit verband wordt getrokken. Het geven van context hoort ook bij de nieuwe bestuurscultuur.’

Volgens het ministerie is de ‘input’ van Shell ‘niet van invloed geweest op de verdere behandeling’. In de opgevraagde documenten klinkt dat anders: Een van de twee ambtenaren die bij het gesprek aanwezig zijn, schrijft de volgende dag aan de andere betrokken ministeries: ‘Het lijkt ons goed een nieuw overleg te plannen. Graag zouden we in elk geval een aantal punten willen bespreken die door de advocaat van Shell zijn aangedragen.’ 

Welke invloed Shell op de afhandeling van het Wob-verzoek heeft gehad, blijft gissen. Op 2 december 2019 bereikt PAJ het bericht van het ministerie van EZK, namens dertien bestuursorganen: men heeft besloten het verzoek niet in behandeling te nemen.