Hoe stond oud-burgemeester van de gemeente Zevenaar Jan de Ruiter precies in contact met British American Tobacco (BAT)? En welke afspraken hij heeft gemaakt met de tabaksgigant? Het antwoord zal nooit helemaal duidelijk worden. Onlangs legde de Raad van State in hoger beroep de eis van het journalistieke onderzoeksplatform The Investigative Desk tot een onafhankelijk onderzoek naar de gang van zaken rond de vernietiging van De Ruiter's mailbox naast zich neer. 

De gemeente Zevenaar wiste de mailbox nadat we daar in het najaar van 2017 drie Wob-verzoeken hadden ingediend. Die verzoeken pasten in een breder onderzoek naar de invloed van de tabaksindustrie in Nederland. Het doel: inzicht krijgen in onder meer de schenking van de befaamde Peter Stuyvesant-kunstcollectie en van 4 ton tabaksgeld door BAT aan Zevenaar. Het was de bedoeling om met de 4 ton een cultuurstichting op te zetten. Dit laatste kan in het licht van de Tabakswet (2003) echter worden aangemerkt als een verboden vorm van sponsoring. Het Framework on Tobacco Control (FCTC), een door Nederland ondertekend verdrag van de Wereldgezondheidsorganisatie, legt bovendien ernstige beperkingen op aan de relatie tussen tabaksindustrie en overheden. Doel daarvan is beïnvloeding van beleid voorkomen.

Welke afspraken BAT en Zevenaar rond de Stichting Cultuur BAT en de besteding van het geld hebben gemaakt, is nooit opgehelderd. Dit terwijl het college van B&W duidelijk betrokken was.  Zo is de donatie in het college besproken. Zevenaar ontkent alle betrokkenheid. Ook zegt de gemeente niet te beschikken over de gevraagde documenten. 

Via de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) wilde The Investigative Desk toegang krijgen tot de mailbox van de oud-burgemeester, die zijn ambt zestien jaar bekleedde. Want, zo bleek tijdens een gesprek met hem, Jan de Ruiter overlegde regelmatig met de Nederlandse en Engelse directies van de tabaksgigant, nadat die in 2006 had aangekondigd de fabriek in het Gelderse stadje op te doeken. Op dat moment werkten daar 560 mensen. 

Mailbox veiligstellen

Jurisprudentie schrijft voor dat alle gegevensdragers waarop mogelijke documentatie te vinden is binnen de reikwijdte van een Wob-verzoek ‘bevroren’ moeten worden. Met het vernietigen van de mailbox gaf de gemeente Zevenaar hier duidelijk geen gehoor aan. Dit kwam in de zomer van 2019 aan het licht bij de bestuursrechter in Arnhem, nadat The Investigative Desk in beroep was gegaan tegen een Wob-besluit van het gemeentebestuur. Deze rechter vonniste vervolgens dat Zevenaar met het schrappen van de mailbox een overtreding had begaan. Maar verdere gevolgen bleven uit. 

Recent is aan deze procedure een nieuw hoofdstuk toegevoegd. In het door ons aangespannen hoger beroep bevestigde de Raad van State dat de mailbox niet vernietigd had mogen worden. De hoogste bestuursrechter stelde echter ook dat ‘[...] de informatie niet valt te reproduceren’ en The Investigative Desk om die reden in deze procedure niets meer te bereiken heeft, aldus het vonnis van juni dit jaar.

Vernietiging van de mailbox met daarin allerlei e-mails is in strijd is met de Archiefwet

Documenten die er niet meer zijn, zijn er niet meer. Daar kan een gang naar de rechter niets aan veranderen, maken eerdere uitspraken van verschillende rechtbanken duidelijk. Wie de overheid via de Wob om informatie vraagt, moet aantonen dat die informatie er is. Een verklaring van een ambtenaar over de afwezigheid ervan blijkt voldoende om aan zo’n verzoek geen gehoor te geven. Toch is de uitspraak in hoger beroep een domper. De Raad van State zag namelijk geen reden om onze eis tot een onafhankelijk onderzoek naar de gang van zaken rond de mailboxvernietiging in te willigen. 

‘Archiefwet overtreden’

Volgens UvA-hoogleraar archiefwetenschap Charles Jeurgens is het probleem dat de Raad van State de casus Zevenaar alleen langs de lat van de Wet openbaarheid van bestuur heeft gelegd. Had ze breder gekeken, dan had de Raad geconstateerd dat vernietiging van de mailbox met daarin allerlei e-mails in strijd is met de Archiefwet, zo stelt hij onomwonden vast. Jeurgens zegt bovendien dat het ‘zeer opmerkelijk’ is dat de gemeente met zo’n grote stelligheid beweert dat het mailaccount is vernietigd zónder daarvoor schriftelijk bewijs te leveren. ‘De gemeenteraad zou het college van B en W het vuur na aan de schenen moeten leggen,’ vindt Jeurgens. Dat is niet gebeurd, op een paar technische vragen over het maken van backups na. 

Cornelis van der Sluis, een Rotterdamse advocaat die vaak optreedt in Wob-zaken, constateert bovendien dat er door rechters nog altijd veel waarde gehecht wordt aan de mededeling van overheden of documenten wel of niet aanwezig zijn. ‘Verklaart een ambtenaar dat ze er niet zijn, dan ben je klaar met de Wob. Je kunt je afvragen of je daar in deze tijd, waarin je data veel makkelijker ergens vandaan kunt halen, genoegen mee moet blijven nemen.’

Wanneer is iets écht weg? In het geval van Zevenaar valt het zeer te betwijfelen of de mailbox van de oud-burgemeester onherstelbaar is vernietigd, verklaren diverse IT-experts los van elkaar. Zij weten dat er verschillende mogelijkheden zijn om mailboxen te herstellen. ‘Het is goed denkbaar dat een oude mailbox nog bestaat, zelfs als deze op het eerste gezicht “gewist” is,’ zegt ICT-jurist Arnoud Engelfriet, partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. 

De Raad van State daarentegen nam genoegen met de mondelinge toelichting van een ICT-medewerker van de gemeente Zevenaar. Dat had niet mogen volstaan, meent hoogleraar Jeurgens. Zo is door de gemeente geen melding gemaakt van een verklaring van vernietiging die er volgens de wettelijke procedure zou moeten zijn. Jeurgens: ‘Wat me daarbij buitengewoon stoort, is dat in de tijd waarin dit speelde in tijdschriften voor openbaar bestuur meer dan voldoende is gewaarschuwd voor de risico's van onzorgvuldige omgang met e-mails.’ 

Wob onder druk

De uitspraak van de Raad van State is een belangrijke tegenslag voor journalisten die via de Wet openbaarheid van bestuur het recht uitoefenen om overheidsinformatie op te vragen. Het Zevenaarse voorval past in een ontwikkeling die duidelijk maakt dat deze wetgeving onder druk staat. Overheden bedienen zich van allerlei trucs die journalisten belemmeren in hun werk als ze een beroep doen op de Wet.

Een greep uit de trukendoos: niet tijdig een Wob-besluit nemen of de beslistermijn standaard met vier weken verdagen. Dit laatste vaak zonder opgaaf van reden, zoals de gemeente Rotterdam doet. Een veel te ruime interpretatie van wat allemaal onder ‘intern beraad’ en ‘persoonlijke beleidsopvatting’ (beide weigeringsgronden) wordt verstaan. Het vrijpostig weglakken van onwelgevallige informatie, vanuit de wetenschap dat de journalist toch niet weet wat hij mist. Of nog rigoureuzer: diverse Nederlandse ministeries die vanwege de corona-uitbraak besloten de behandeling van alle Wob-verzoeken subiet te stoppen. 

In het verlengde van de casus Zevenaar snijdt archivaris Charles Jeurgens een probleem aan dat breed speelt bij Nederlandse overheden. Uit het twee jaar geleden verschenen eindrapport Proeftuin Emailbewaring van de Vereniging Nederlandse Gemeenten blijkt dat gemeenten slechts 0,5 tot 3 procent van de ontvangen mails registreert. Jeurgens: ‘Dit betekent dat de meeste overheidsorganisaties helemaal niet in control zijn op hun informatie.’

Het merendeel van de mails blijkt te worden verwijderd. Ambtenaren hebben graag een schone inbox zonder meldingen, valt te lezen op Digitale Overheid, een website van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Dit terwijl ambtenaren wettelijk verplicht zijn alle mails met waardevolle informatie netjes te archiveren, omdat er nu eenmaal verantwoording afgelegd moet kunnen worden over het gevoerde beleid. Maar dat kan dus in veel gevallen niet omdat de correspondentie er niet (meer) is. 

Klein lichtpunt is dat e-mails van rijksambtenaren inmiddels ten minste tien jaar bewaard moeten blijven, waarna ze worden vernietigd. Dat staat in de februari 2020 verschenen Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid. Uitzondering vormen ‘sleutelfunctionarissen’. Hun mailverkeer blijft bewaard en wordt overgebracht naar het Nationaal Archief.

Lagere overheden varen vooralsnog hun eigen koers. De mailbox van oud-burgemeester De Ruiter werd al na twee jaar uitgeschakeld en na dertig dagen gedelete. Waarom, wie daartoe opdracht heeft gegeven én of het echt zo is, wordt mogelijk nooit opgehelderd. 

De gemeente Zevenaar onthoudt zich van commentaar op de gang van zaken rond de gewiste mailbox. Oud-burgemeester Jan de Ruiter laat per mail weten: ‘Ik heb niets te verbergen en ik heb niets verborgen.’ Hij zegt geen weet te hebben van afspraken met BAT rond de besteding van het gedoneerde tabaksgeld. 

Auteur: Maurice Geluk