‘Ik zie dat het op alle punten knelt.’ ‘We doen dit niet goed.’ En: ‘Ik snap jullie frustratie heel erg goed.’

Wie naar de 45 jarige Abigail Norville luistert, zou bijna vergeten dat ze de op één na machtigste ambtenaar van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is. Dit ministerie is al tweeënhalf jaar in gevecht met journalisten over het vrijgeven van documenten over de coronacrisis. Het verdedigde zijn transparantiebeleid tot aan de Raad van State toe met hand en tand.

Kort nadat de pandemie uitbrak, introduceerde het ministerie een losse interpretatie van de openbaarheidswetgeving, voor de insider beter bekend als de ‘gefaseerde werkwijze’. Dit vanwege de grote hoeveelheid documenten (2,4 miljoen) over corona, zoals die over de vaccinatiestrategie, het testbeleid of de avondklok. Het departement zegt 379 Wob-verzoeken te hebben ontvangen.  

VWS koos ervoor om zogeheten informatieverzoeken niet langer stuk voor stuk af te handelen. Tot op heden bepaalt het ministerie zelf een aantal thema’s en geeft maandelijks in bulk documenten vrij. Deze manier van werken moest de openbaarmaking van de honderdduizenden corona-documenten drastisch versnellen. 

‘Een noodzakelijke werkwijze,’ noemde Norville het vorig jaar zomer nog in een verhitte Zoom-call met diverse media, die protesteerden tegen de beslissing van het ministerie. 

Maar de prognoses zijn te optimistisch gebleken. Het rendement is te laag (zie kader ‘Na ruim twee jaar 1,9 procent openbaar’). En de relatie met journalisten is op een dieptepunt geraakt. 

Dat erkent het ministerie nu ook. ‘Heeft de journalistiek haar controlerende taken tijdens en na de pandemie voldoende kunnen uitvoeren?,’ vragen we Norville op de vijfde verdieping van het departement, waar de bewindspersonen en de ambtelijke top bivakkeren. 

‘Het zou natuurlijk vreemd zijn als ik daar ja op zou zeggen,’ antwoordt ze. Zeker, kranten en programma’s hebben kritisch bericht over het coronabeleid. ‘Maar er zijn nog heel veel stukken over de crisis niet vrijgegeven, die journalisten graag willen zien. Dus nee, jullie hebben het werk niet kunnen doen zoals je dat graag zou willen.’ 

Kunt u ons meenemen naar het begin van de pandemie? Hoe stond het departement er voor?    

‘Ik was nog maar drie maanden in dienst van het ministerie toen de pandemie losbarstte. Net als in de rest van Nederland sloeg het virus ook bij ons toe. Collega’s werden ziek, kregen te maken met sterfgevallen in de familie. Sommigen raakten overwerkt of depressief, door de lockdowns of de avondklok. Mijn eigen stiefvader is overleden aan corona.’ 

‘Ook wij mochten niet meer op kantoor komen, er moest digitaal worden gewerkt. We communiceerden meer per e-mail en WhatsApp dan ooit tevoren. Daar hebben we in het begin niet goed over nagedacht, want ook dat moest uiteindelijk allemaal worden gearchiveerd.’

‘We werden ook verantwoordelijk geacht voor zaken die we niet eerder hadden gedaan. Het opzetten van een landelijk consortium hulpmiddelen bijvoorbeeld, of meer bemoeienis met de GGD’en. Ook dat leverde een ongekende hoeveelheid stukken op.’ 

Was VWS in staat om deze informatie adequaat te archiveren?

‘De informatiehuishouding is niet op orde. Dat geldt niet alleen voor VWS, maar voor de gehele rijksoverheid. Zo’n grote crisis, met zoveel informatie, heeft die informatiehuishouding op een nog grotere achterstand gezet.’ 

‘Tijdens de Zoom-call met journalisten werd mij dit ook verweten: de informatiehuishouding is niet op orde. Jullie concluderen het nu ook weer. Ja dat klopt, zeg ik dan altijd. Bedankt voor de analyse. En nu?’

Toen werd in ieder geval besloten om verzoeken op de Wet open overheid (Woo) niet meer traditioneel af te handelen, maar gefaseerd. Op thema. Waarom die beslissing? 

‘Al vrij snel kreeg ik het signaal van onze juristen dat ze het niet meer gingen redden. Binnen de journalistiek rommelde het ook, want het ministerie leverde geen stukken. Ik heb toen voorgesteld om de corona-verzoeken los te trekken van de reguliere. Zo bouwen de juristen die zich bezighouden met corona-gerelateerde documenten een bepaalde kennis op, was het idee. En worden de andere verzoeken minder belast, want die moeten ook gewoon doorgaan.’

‘Uiteindelijk heb ik zelf maar een advertentie in elkaar gedraaid: “Ik zoek honderd Woo-juristen” op LinkedIn’

‘De gefaseerde werkwijze is uiteindelijk door een jurist bedacht. Dit moest snelheid opleveren.’

Was dit voldoende? Moesten er niet ook mensen worden aangenomen?  

‘Mijn medewerkers konden maar niet aangeven hoeveel mensen we nodig hadden, aan welke kwalificaties ze moesten voldoen. Ze hoeven geen ruimteschip te ontwerpen, maar moeten Woo-verzoeken behandelen. Daarom heb ik maar zelf een advertentie in elkaar gedraaid op LinkedIn: “Ik zoek honderd Woo-juristen.” Dat deed ik met opzet. Om tegen mijn eigen mensen te zeggen, jongens, als jullie de advertentie niet plaatsen, doe ik het. De reacties gaan komen, so you best be ready.’ 

Na ruim twee jaar is zo’n 15 procent van de gevonden documenten beoordeeld en een fractie daarvan vrijgegeven.

‘We hadden meer snelheid verwacht. Ik moet concluderen dat we onvoldoende hebben kunnen doen. We krijgen het werk niet meer uitgevoerd. Dat is geen onwil, maar een probleem in de uitvoering. Aan onze medewerkers ligt het niet, die werken er snoeihard aan.’

‘De Woo voorziet niet in informatiestromen zoals we die tijdens de coronacrisis hadden’

U zegt ‘geen onwil’, maar tegelijkertijd laat u de door rechtbanken opgelegde dwangsommen tot het maximumbedrag van 15.000 euro vollopen en verstrekt het departement nog steeds geen documenten. 

‘Dat vind ik lastig. Dan ga je er vanuit dat we opzettelijk stukken achterhouden, dat we bewust traineren. Dat is niet zo. Maar alles wat ik erover zeg, versterkt de verdenkingen. De enige manier om deze suggestie tegen te gaan, is de stukken te leveren. En dat lukt nou net niet. Uiteindelijk begrijp ik jullie frustratie heel goed.’ 

Wat maakt de uitvoering volgens u zo’n onmogelijke taak? 

‘Ik ga iets heel gevaarlijks zeggen, maar ik denk dat de Woo gewoon niet voorziet in de informatiestromen zoals we die tijdens een crisis als corona hebben gehad. Wij zijn verplicht om alle belanghebbenden die in de stukken voorkomen om een reactie te vragen. Een aantal partijen wordt inmiddels helemaal gek van ons, zo vaak hebben we al aangeklopt. “Ik weet het, we vragen je weer om een reactie. Kun je nog één keer?” We moeten voortdurend masseren.’ 

Wat stelt u nu voor? 

‘Het loopt aan meerdere kanten vast, zie ik. Ik hoop dat journalisten openstaan voor een nieuw gesprek. Kunnen we tot een oplossing komen die voor ons beiden wel werkt?’

Welke uitspraak wel, welke niet

Hoe klem het ministerie zit, blijkt uit een procedure die de Volkskrant heeft aangespannen tegen VWS vanwege het niet tijdig beslissen op een corona Woo-verzoek. Op de zitting, die op 27 oktober plaatsvond, was Follow the Money als toehoorder aanwezig. Daar moesten de juristen van VWS aan de rechtbank bekennen dat er inmiddels 55 rechtszaken tegen het ministerie lopen over vertraagde Woo-verzoeken. 

‘De limiet is wel bereikt,’ stelde een VWS-jurist tegen de rechters. Zouden de rechters opnieuw in het voordeel van de journalisten oordelen, dan leverde dat voor VWS een ‘onmogelijk dilemma’ op. Een dergelijke uitspraak zou het departement dwingen te kiezen welke gerechtelijke uitspraak het ging respecteren. En welke niet. ‘U vraagt eigenlijk om een rechterlijk pardon?!’, vroeg een rechter, waarop geen duidelijk antwoord volgde. 

Daarnaast werd duidelijk dat een groot deel van de honderd juristen die het ministerie heeft aangetrokken, in korte tijd weer vertrekt. Hoewel er binnen één week twintig nieuwe mensen aangenomen zijn, valt in het verweerschrift te lezen, zouden tien anderen hun baan alweer hebben opgezegd. 

U wilt met journalisten om de tafel. Wat heeft u in de aanbieding? 

‘Het initiatief zal van mij komen. Ik wil graag een gesprek voeren met de beroepsgroep, het liefst zo breed mogelijk. Met journalisten en juridische experts. Maar niet zoals de vorige keer, waarin onze werkwijze min of meer is meegedeeld.’ 

‘Wat ook zou helpen, is als journalisten af zouden willen zien van nieuwe juridische procedures’

‘Zijn er onderwerpen die de verschillende media-organisaties het liefst als eerste behandeld zien? Dan kunnen we daar prioriteit aan geven. Daarnaast is er de mogelijkheid om documenten vertrouwelijk te komen inzien, om zo een voorselectie te maken.’ 

‘Wat ook zou helpen, is als journalisten af zouden willen zien van nieuwe juridische procedures. Ik weet dat ik dit niet kan eisen, het is nadrukkelijk een wens. Maar als wij onze tijd niet meer hoeven te stoppen in allerlei rechtszaken, dan scheelt dat echt een slok op een borrel.’

De Woo maakt het mogelijk voor journalisten om onder geheimhouding stukken te komen inzien, zodat de documenten die sowieso niet interessant zijn ook niet beoordeeld hoeven worden. Wat zegt u tegen journalisten die aarzelen bij het tekenen van zo’n non-disclosure agreement? Op schending van deze geheimhouding staat bijvoorbeeld maximaal een jaar celstraf. 

‘Denk mee over een oplossing. Want dat het niet goed gaat, dat we achterstand hebben, dat onze informatiehuishouding niet op orde is, dat weet ik allemaal. Vergeet niet dat het van ons ook wat vraagt om met journalisten in gesprek te gaan. Niet iedereen bij VWS wil dat. Ook bij ons bestaat er ook terughoudendheid over de voorinzage. Ik zeg: laten we dat pad gezamenlijk bewandelen en zien waar we uitkomen.’ 

Journalisten hebben tweeënhalf jaar vergeefs om gesprekken gevraagd. Uw departement procedeerde zelfs tot aan de Raad van State om de gefaseerde aanpak overeind te houden. Sommige collega’s zullen zeggen: dit komt tweeënhalf jaar te laat.   

‘Ik kan me heel goed voorstellen dat ze dat zo zien. Dat het zo voelt. Ik kan helaas niet zeggen, we doen het even overnieuw. Want die tweeënhalf jaar is weg. Ik kan daar niks meer aan doen. Ik kan alleen proberen om het voor de toekomst beter te maken.’